Auftragsübersicht und Organisation

[tischlerin92]

Moin liebe Kollegen,

ich hoffe, dass ich im richtigen Forenbereich gelandet bin, da es sich hauptsächlich auf Büroarbeit im Allgemeinen bezieht...

Ich arbeite in einer relativ kleinen Tischlerei (2 Geschäftsführer (1x Büro, 1x Büro/Arbeit als Geselle), 3 Gesellen und zwei Azubis).
Trotz der mehr oder weniger geringen Mitarbeiteranzahl, schaffen wir es nicht, unsere Aufträge effektiv zu organisieren, es fehlt der Überblick.

Wir haben diverse Möglichkeiten getestet, zur Zeit hängt für jeden Mitarbeiter eine Liste mit Kunden und Durchführungszeitraum aus, allerdings scheitert dieses System bereits daran, dass sie nicht aktuell gehalten werden.
Dies könnte allerdings auch daran liegen, dass mehrere Listen einem nicht unbedingt dabei helfen, einen Überblick über die gesamte Lage zu gewinnen.

Nun haben wir uns überlegt, dass man eine Art Zeittafel für einen Zeitraum von 2-3 Wochen großformatig aufhängt, an der jeder Mitarbeiter sehen kann, wer wann wo beschäftigt ist. Außerdem ist es für den "Büromenschen" so wahrscheinlich einfacher, Termine passend zu verteilen.

Mich würde einfach mal interessieren, wie andere Tischlereien ihre Aufträge übersichtlich und zugänglich ordnen und aktuell halten, da wir langsam mit unserem Latein am Ende sind und es "drunter und drüber" geht.

Vielleicht hat der ein oder andere ja kurz Zeit und Lust sein System darzustellen!

Grüße,
Lea

 

[hspecht74]

Hallo,

ich komme zwar nicht aus dem Gewerbe und auch nicht aus der Büroorganisation, aber eine übersichtliche und vor allem einfache Variante wäre vielleicht ein Gantt-Diagramm. Online kann man das z.B. hier
https://www.tomsplanner.de/ testen. Je nach Software gibt es dann auch entprechende Möglichkeiten Warnungen anzuzeigen, wenn ein Mitarbeiter oder eine andere Ressource (Maschine etc.) in zwei Projekten gleichzeitig benötigt wird. In ausgefeilteren Programmen kann man auch angeben, zu wieviel % eine Ressource in einem Projekt benötigt wird, so dass auch zeitliche Überschneidungen von Projekten mit denselben Mitarbeitern bzw. Maschinen vernünftig dargestellt werden können. Man wird sich da etwas einarbeiten müssen, aber für Eure überschaubare Mitarbeiterzahl scheint mir das ein brauchbarer Ansatz zu sein.

Viele Grüße,

Hinrich

 

[heiko-rech]

Hallo Lea,

ich habe sowas lange Zeit in einem größeren Betrieb gemacht und kenne die Problematik recht gut.

Der erste Ansatz wäre für mich zu sehen, was die aktuell benutzte Software an Möglichkeiten bietet die Aufträge zu verwalten. Da schlummern auch in einfachen Programmen oft tolle Möglichkeiten.

Planen würde ich mittels Durchlaufzeit. Das bedeutet ausgehend vom Fertigstellungstermin die ungefähre Zeit für die Ausführung der Arbeiten nach hinten berechnen, so dass sich ein Termin für den Start des Auftrages ergibt,

Das kann man dann als Gant- Diagramm schön übersichtlich visualisieren. Wie gesagt, viele Programme bieten entsprechende Funktionen auf Basis der vorhandenen Auftragsdaten. Ansonsten geht sowas auch mit Excel.

Den Knackpunkt hast du aber bereits angesprochen, das ist die Aktualisierung von Listen auf Papier. Das würde ich nicht machen, sondern einen Rechner in die Produktion stellen, auf der die Übersicht immer aktuell angezeigt wird.

Für all das braucht man aber zwei Dinge: Disziplin und klare Verantwortlichkeiten. Ist das nicht gegeben, nutzt weder eine EDV-Lösung was, noch was von Hand geschriebenes.

Gruß

Heiko

 

[heiko-rech]

Hallo Hinrich,

aber eine übersichtliche und vor allem einfache Variante wäre vielleicht ein Gantt-Diagramm. Online kann man das z.B. hier
https://www.tomsplanner.de/ testen.

das sieht sehr interessant aus, das muss ich mir mal näher ansehen.

Gruß

Heiko

 

[jurica]

Hi,

ich komme beruflich zwar aus der IT, da ist die Problematik aber oft ähnlich. Wir organisieren uns im Prinzip wie Heiko beschrieben hat an Hand der Durchlaufzeit für Projekte/Teilprojekte/Arbeitsschritte. Ein Gantt-Diagramm zur Visualisierung finde ich persönlich an der Stelle immer sehr gut und passen.
Excel bringt auch eine Gantt Vorlage mit, selbst für recht aufwendige und große Projekte ist das bei uns ausreichend. Sollte kein Excel vorhanden sein, könnte man auch z.B. auf google Docs zurückgreifen.
Wichtig ist aber vor Allem wie Heiko ebenfalls schon gesagt hat, dass die Projektpläne immer aktuell gehalten werden.
Hierfür haben sich bei uns regelmäßige (täglich, oder 1-2 wöchentlich), kurze Statustermine bewährt, in denen in gesammelter Runde jeder (kurz!) wiedergibt in wie weit er im Plan liegt und was als nächstes Ansteht. Im Idealfall merkt man so frühzeitig schon ob es irgendwo zu Verzögerungen kommt und kann ggf. gegensteuern wenn nötig.

Ich hoffe das hilf weiter...

Gruß
Juri

 

[threedots]

Hallo Lea,

wenn's schon brennt, solltet Ihr Euch mal um externe Hilfe vor Ort kümmern. Ein Ansprechpartner wäre da erst mal die HWK. Unsere Kammer hier im Saarland bietet entsprechende Beratungen an.

Einige kontextfreie Hinweise und Ratschläge hier im Forum sind zwar nett gemeint, aber für Euch nicht zielführend. Und da es bei Euch schon brennt, sind schnelle Resultate gefordert, bevor es existenziell wird. herumexperimentieren ist der falsvhe Ansatz.

 

[tischlerin92]

Danke für die Antworten!
Es ist glücklicherweise noch nicht so, dass wir ganz und gar untergehen, wobei man unabhängig davon natürlich auch mal die HWK bemühen könnte.

Ich habe ein wenig mit Gantt-Diagrammen herumexperimentiert und denke, dass es tatsächlich die einfachste und übersichtlichste Lösung ist (hängt vermutlich nicht umsonst in fast jedem größeren Betrieb an der Wand/im System).
Vor Jahren wurde scheinbar schon einmal ein ähnlicher Versuch gestartet, wobei ich die Anordnung der "Faktoren" nun geändert habe und mich bemühe das Ganze als meinen Zuständigkeitsbereich zu sehen und voranzubringen.
Das ganze schmückt die Bürotür auf einer Metalltafel und wird mit bunten Magnetkärtchen (jeder MA eine eigene Farbe) auf einer aufgemalten Tabelle (4 Wochen im Voraus, jeweils Montag bis Freitag, Vor-/Nachmittag, Aufträge und Status aufgelistet), so dass man nun sogar aus der Ferne sehen kann, wann Überschneidungen oder sogar Lücken auftreten.
Ich denke, dass ich für mich und meinen Chef zugänglich das Ganze vorab eventuell noch ausführlicher am PC planen und dann regelmäßig für die Mitarbeiter, die der PC-Bedienung skeptisch gegenüber stehen, in Kurzform an die Tür übertragen werde.
Man wird sehen, ob wenigstens einer von uns es wirklich schafft, das Ganze aktuell zu halten, wobei wir uns tatsächlich schon lange regelmäßig zusammensetzen und die allgemeine Lage besprechen und weiterplanen.

Ich bin da ganz guter Dinge, vielen Dank für die Hilfe!

 

[dipsy]

Guten Morgen,

das Problem mit der Auftragsabwicklung fängt ja eigentlich schon viel früher an. Nämlich wie kommt der Auftrag an und was passiert dann mit ihm. Bei uns gehen etwa 1000 Aufträg im Jahr ein, das sind dann etwa 5 am Tag. Die müssen nicht nur erfasst werden, sondern auch bearbeitet, terminiert und abgerechnet. Das funktioniert meistens - aber eben nicht immer! Wir füllen Formulare aus und heften diese mit Aufmaßen, Bestellungen und Stundenzetteln ab, es entsteht ein Umschlag je Auftrag. Termine machen wir händisch - jeder Mitarbeiter hat einen Kalender mit Wochenansicht und so können wir wochenweise die Mitarbeiter nebeneinander legen und haben einen Überblick der Orte wo die Mitarbeiter sind und der Auslastung und Lücken. DIESES SYSTEM IST SEHR ANFÄLLIG! BITTE NICHT NACHMACHEN!

In dem Moment, wo etwas vom idealen Ablauf abweicht gibts sofort Probleme - Beispiel:
Mitarbeiter wird mit dem Auftag zur Baustelle geschickt, etwas nachzumessen und lässt den Auftrag im Firmenauto liegen. Da liegt es nun, weil keiner mehr daran gedacht hat. Ich habe nun keine Kontrolle mehr - aus den Augen aus dem Sinn.

Beispiel:
Aufrag wird abgearbeitet und bleibt beim Kunden liegen - Geld weg, denn es gibt keine Erinnerung an den Vorgang, er wird nur analog erfasst.

Abhilfe wäre eine Software, die das alles kann. Aufträge erfassen lassen und einem Kunden zuordnen, in einer ToDo Liste sehen - bzw. den Status sehen mit allen Daten (Ersatzteil bestellt am: kommt am: nichts mehr passiert seit Dokumente wie Bestellungen und Lieferscheine in diesem Vorgang ablegen. Termine machen lassen (anderer Thread). Arbeitsscheine ausdrucken statt ausfüllen.
Im Lexware Handwerk Premium ist eine Projektverwaltung integriert, aber die kann leider keine Termine machen und ist damit nutzlos, die Statusmeldungen fehlen leider auch, es ist dafür unbrauchbar. Ich wäre ja echt bereit dafür ein paar tausender (nicht einige oder zig tausend) in die Hand zu nehmen, habe aber bisher gar nichts gefunden...

lg dipsy

 

[heiko-rech]

Hallo dispy,

das was du da verlangst kann zum großen Teil jede 0815 Faktura, das sollte also auch euer Lexware können. Also Angebot, Auftrag, Rechnung in Lexware, da ist dann auch der Bezug zum Kunden da.

Ich hatte zu Beginn meiner Selbstständigkeit die kleinste Lexware Software und die konnte das auch. Da gab es natürlich auch eine Ansicht der Offenen Posten, Mahnwesen etc. Also kein Grund, nur weil eine schnöde Mappe fehlt kein Geld vom Kunden zu bekommen.

Was die Terminplanung angeht, kann ich zu Lexware nichts sagen, da ich recht schnell zu SAGE gewechselt habe. Da ist aber eine einfache Terminverwaltung mit drin, inkl. Synchronisation mit Outlook. Auch Adressen können aus Sage heraus mit Outlook synchronisiert werden.

Bestellwesen, Zahlung der Lieferanten, Onlinebanking, einfache Lagerverwaltung etc. hat Sage auch. Das ist Standard für jede handelsübliche Faktura Software und sollte sich im Rahmen von 300 - 500 Euro je Platz im Jahr machen lassen. Eventuell gibt es für euer Lexware ja passende Module, welche die fehlenden Funktionen bereitstellen.

Die Terminplanung für die Mitarbeiter wird da schon komplexer. Da solltest du dich mal erkundigen, was Zeiterfassungssysteme so können, da kenne ich mich nicht aus.

Vielleicht fährst du ja auch mal nach Nürnberg zur Messe und schaust dir dort mal einige Programme wie z.B. Kuhnle live an.

Gruß

Heiko

 

[dipsy]

Hallo Heiko,


Nein - das kann auch nicht die teuerste Lösung von Haufe und Module gibts für diesen Zweck da gar keine....
....ich glaube du hast dir das nicht richtig durchgelesen ....der Kunde bekommt nichtmal ne Rechnung wenn die "Mappe" weg ist, da nützt mir die Faktura gar nichts. Die weiß nämlich gar nicht, dass es einen Auftrag dazu gibt.

Was mich wundert ist, dass ich allein sein soll mit diesem Problem - wir sind nichtmal eine große Firma, es gibt hier Tischlereien, die fahren mit 60 Leuten zu Mietern/Kunden , das sind dann etwa 150 Termine täglich, da MUSS es doch was geben - und ich suche schon ne Weile!

lg dipsy

 

[heiko-rech]

Hallo,

....ich glaube du hast dir das nicht richtig durchgelesen ....der Kunde bekommt nichtmal ne Rechnung wenn die "Mappe" weg ist, da nützt mir die Faktura gar nichts. Die weiß nämlich gar nicht, dass es einen Auftrag dazu gibt.

Warum weiß eure Faktura (lesware) das nicht? Meiner Meinung nach ist das ein üblicher Vorgang in einer solchen Software. Sogar Lexware Büro Easy kann das.

- Angebot,
- Auftrag
- Lieferschein
- etc.
- Am Ende Rechnung
- Alles in der Faktura und natürlich mit Kundenbezug und kompletter Historie, Auswertung usw.

Wie macht ihr das derzeit? Wie nutzt ihr Lexware?

Gruß

Heiko

 

[FredT]

Hm, aber seltsam, bei uns wird ein Auftrag angelegt, sobald der Kunde seine Unterschrift geleistet hat und kaum aus der Tür ist. Damit ist er im System und alles was ab jetzt läuft, geht da auch drüber... Schließlich muß ja korrekt abgerechnet werden, sowohl im Interesse der Firma, als auch im Kundeninteresse...

 

[dipsy]

Guten Morgen,

der Ablauf ist (im Moment)beispielsweise so - ich bin aber grundsätzlich bereit alles umzustellen, wenn es sinnvoll ist!

1.) Hausverwaltung ruft an (Kunde: Hausverwaltung) - fahrt bitte mal zum Mieter (kein Kunde)
2.) Formular wird ausgefüllt, Mieter mit Kontaktdaten wird eingetragen
3.) Vorgang wird bei (Aufträge neu) abgeheftet
4.) Termin wird gemacht wenn klar ist, wann wir wieder in den betreffenden Stadtbezirk fahren
5.) Termin findet statt- entweder Aufmaß oder es wird abgearbeitet
6.) Mitarbeiter füllt die Arbeitszettel aus oder bereitet das Aufmaß auf, damit wir ein Angebot erstellen können
6.) Angebot oder Rechnung

bis Punkt 6.) weiß Lexware nichts von diesem Vorgang, es ist gar nicht möglich, einem Kunden tausende Mieter zuzuordnen - für jeden Mieter einen Kunden anzulegen würde mir auch nichts nützen.


@FredT
interessant sind die Arbeitsschritte bis zur Unterschrift - im Grunde muss bei Punkt 1.) der Auftrag ins System, das muss mir nämlich auflisten, zu wem ich noch hinfahren muss, um zu messen/beraten/arbeiten




lg dipsy

 

[heiko-rech]

Hallo,

der Ablauf ist (im Moment)beispielsweise so - ich bin aber grundsätzlich bereit alles umzustellen, wenn es sinnvoll ist!

Ich schreibe dir jetzt mal, wie ich das in meinem SAGE 50 machen würde. In Lexware sollte es ähnlich funktionieren, da kaum eine Softwarehersteller das Rad ständig neu erfindet:

1.) Hausverwaltung ruft an (Kunde: Hausverwaltung) - fahrt bitte mal zum Mieter (kein Kunde)

Kunde Hausverwaltung aufrufen.

2.) Formular wird ausgefüllt, Mieter mit Kontaktdaten wird eingetragen

Neue Lieferadresse eintragen, wenn nicht schon vorhanden. Auftrag anlegen mit auszuführenden Arbeiten, ohne Preise und Arbeitszeit.

3.) Vorgang wird bei (Aufträge neu) abgeheftet

Entfällt, da übersichtlich im System.

4.) Termin wird gemacht wenn klar ist, wann wir wieder in den betreffenden Stadtbezirk fahren

Lieferdatum in Auftrag eingeben, entspricht dem Datum, an dem der Auftrag ausgeführt werden soll. Ausdrucken für Mitarbeiter, der den Auftrag ausführt.

5.) Termin findet statt- entweder Aufmaß oder es wird abgearbeitet
6.) Mitarbeiter füllt die Arbeitszettel aus oder bereitet das Aufmaß auf, damit wir ein Angebot erstellen können

Alles handschriftlich auf ausgedrucktem Auftrag.

6.) Angebot oder Rechnung

Kein Problem im System, da alle Daten da sind. Handschriftliche Angaben auf dem Auftrag werden natürlich übernommen, Stunden Material etc.

bis Punkt 6.) weiß Lexware nichts von diesem Vorgang, es ist gar nicht möglich, einem Kunden tausende Mieter zuzuordnen - für jeden Mieter einen Kunden anzulegen würde mir auch nichts nützen.

Das ist die Lieferanschrift.

@FredT
interessant sind die Arbeitsschritte bis zur Unterschrift - im Grunde muss bei Punkt 1.) der Auftrag ins System, das muss mir nämlich auflisten, zu wem ich noch hinfahren muss, um zu messen/beraten/arbeiten

Über entsprechende Übersichtslisten im System kein Problem, sowas kann man auch Drucken.

Wie es bei Lexware ist, weiß ich nicht, aber SAGE bietet die Möglichkeit eigene Formulare zu erstellen. Beispielsweise Laufzettel auf Basis der vorhandenen Daten im System. Auch individuelle Datenfelder sind üblicherweise kein Problem.

Wenn du alle Liefertermine und Aufträge im System hast, schaust du täglich rein und kennst deine offenen Posten, noch nicht erledigten Aufträge etc.

Ich halte das was du willst für leicht durchführbar mit (der vorhandenen) Standardsoftware.

So ähnlich habe ich das bei einem meiner ehemaligen Arbeitgeber gemacht, da gab es auch als Kunden eine Hausverwaltung.

Gruß

Heiko

 

[dipsy]

Hallo Heiko,

an der Lieferanschrift scheiterts leider schon, da kann man im Lexware nur zwei oder drei hinterlegen....

lg dipsy

 

[heiko-rech]

Hallo,

ich habe nicht grundlos nach einem Jahr bereits in den sauren Apfel gebissen und die Software gewechselt.

Gruß

Heiko

 

[nof]

Moin,

in lexware klappt das meines wissens nach nur über AddOns.
Nach kurzer suche hab ich den hier gefunden, AnschriftManagerLX Pro