Dokumentenscanner

[Schleimel]

Hallo Kollegen,
zur Zeit lege ich Eingangsdokumente (z.B. Lieferantenangebote oder Kundenkorrespondenz) in Registermappen, geordnet nach Lieferanten oder Kunden ab. Trotzdem suche ich immer wieder irgendein doofes Dokument. Nun denke ich darüber nach, Eingangsdokumente einzuscannen und systematisch in mein kaufmännisches Programm (Forma) zu übernehmen. Hat jemand Erfahrung mit Dokumentenscannern. Hat euch ggf. dieses Prozedere effektiv Arbeitszeit erspart? Könnt ihr mir ein bestimmtes Scannermodell empfehlen?

Danke und Gruß
Schleimel

 

[AlGe]

Jepp. Ich mache das. Empfehlenswert ist der Fujitsu Scansnap iX500. Scannt sehr schnell, auch durcheinander, doppelseitig und unterschiedliche Formate in einem Rutsch und die Software korrigiert ziemlich viel automatisch.

Wie das mit Forma zusammengeht kann ich allerdings nicht sagen.

 

[Dominic]

Ich habe jahrelang tausende Dokumente gescannt und umbenannt.

Inzwischen hefte ich das allermeiste einfach ab und scanne fast nichts mehr.

Nur mal so.

Gruß

Dominic

 

[WinfriedM]

Wichtig ist, dass alles optimal zusammenarbeitet. Wenn man unzählige male rumklicken und irgendwohin kopieren muss, dann nervt der Workflow so, dass man es bald nicht mehr macht.

Wenn deine Software das gut unterstützt, würd ich es machen.

Man muss ich natürlich schon fragen, wie oft man auf ein gescanntes Dokument zurückgreifen wird. Wenn man auf 90% der gescannten Sachen nie zurückgreift, dann ist der Aufwand höher als der Nutzen.

 

[ARON]

Moin,

wir haben von ca. zwei Jahren begonnen, den gesamten Schriftverkehr einzuscannen. Das bietet - zumindest für uns - einige Vorteile.

Ich vermiete Wohnungen und habe eine höllische Angst vor Feuer. Wir haben mittlerweile Mietverträge, die 60 Jahre alt sind. Wenn diese einmal weg sind, kann die kein Mensch mehr rekonstruieren. Natürlich könnte ich eine Batterie Feuerschränke aufstellen und dort alle Mieterakten einschließen - das würde aber den Rahmen sprengen.

Die Schnittstelle zum Steuerberater wird erheblich vereinfacht. Dieser bekommt einen Link zu einer Wolke und kann sich dann jede Rechnung ansehen, ausdrucken, weiterschicken oder was ein Steuerberater so den ganzen Tag lang macht.

Ebenso verhält es sich mit Rechtsanwälten, die ja auch alle Unterlagen einsehen wollen/müssen.

Allerdings sortieren wir händisch. Ich habe nur ein kleines VBA-Programm geschrieben, welches uns den Zugang zu den einzelnen Ordnern erleichtet.

 

[Schleimel]

Danke für eure Antworten - dann wird es wohl der Fujitsu (Tip von AlGe) werden. Kampf dem Papierkram und der Unordnung!
Gruß Schleimel.

 

[WinfriedM]

Das Schöne: Du kannst den ganzen eingescannten Papierkram auf einem USB-Stick mit in den Urlaub nehmen

 

[floriank.]

empfehle den Brother ADS-2100 zuverlässig, kompakt und schnell

Gruß
Florian