Ich schmeisse mal eine Lösung in den Raum die zwar 1-2 Euro kostet aber bei 10 MA noch überschaubar wäre.
EssentialPIM Network Edition
Damit hab ich vor 10 Jahren mal gearbeitet (privat und in einer 2-3 Mann Firma). Damals gabs die ganzen Online-Features und Mobile-Sync noch nicht. War aber damit immer sehr zufrieden, Support war auch gut.
Kann halt mehr als nur Termine, hatte damals als eines der wenigen Programme einen Jahresansicht für den Kalender (kann Outlook und Google bis heute nicht gescheit, aber keine Ahnung ob das Feature noch drin ist).
Testversion gibts auch, kostet also mal abgesehen von ein bisschen Zeit nichts. (aber obs unter XP läuft?)
Zum Rest (komme selber aus dem EDV/Entwicklungs-Bereich):
Aber ein OS im Firmenumfeld einzusetzen das sein 2 Jahren (?) keine Updates mehr bekommen halte ich für suboptimal. Zum Thema Backup, schon mal getestet ob sich das wieder einspielen lässt? Hab schon Firmen miterlebt die 6 Monate Aufträge von Hand wieder abtippen mussten weil sie zwar jeden Tag ein Backup produziert haben aber die Software eine Macke hatte und irgendwelche Dateien beschädigt hat. Aber das muss jeder selber wissen was ihm das Risiko wert ist, ist genauso wie bei Autoreifen ... kann mir für 30 € China-Pneus kaufen und mich dann ärgern wenn ich in Graben gerutscht bin oder halt was passables (muss ja nicht immer Premium sein). Beim Werkzeug/Maschinen ja auch nix anderes. Und die EDV ist auch irgendwie ein Werkzeug/Maschine in einer Firma (auch wenns bei vielen gefühlt nur ein notwendiges Übel ist).
Die Online-Dienste finde ich tendenziell im Firmenbereich auch eher problematisch. Hatte in der letzten Firma 2-3 den Fall das ein Kunde/Interessent verlangt hat das wir ihm offenlegen was wir alles an Personenbezogenen Daten zu ihm/ihr gespeichert haben und diese dann löschen. In der Firma war zum Glück alles lokal, aber selbst da überlegst dann was du mit Backups machst (dort sind ja die Daten u.U. auch noch gespeichert). Wenn du heut die Daten Online hast, wie willst du dann sicherstellen das wenn du etwas löscht das auch gelöscht ist, bzw. musst du dann u.U. deinem Kunden erklären das seine Daten u.U. auf irgendwelchen Amerikanischen Servern noch gespeichert sein könnten. Da kann dir zwar keiner einen dicken Strick draus drehen, aber eine Kordel wird das auch, oder du lässt dir von jedem noch extra Unterzeichen das du seine persönlichen Daten im WWW verteilst.
Edit: ganz vergessen ... Das Argument das Backup wegen großer Datenmengen nicht möglich wäre oder teuer wäre lass ich im Bereich von Mittelständischen Unternehmen nicht gelten. Wenn ich es schaffe privat 15 TB (Videoschnitt) regelmäßig 3 fach zu sichern (inkl. geographischer Trennung) dann schafft man das auch in einer kleinen Firma. Muss man nur wollen und regelmäßig machen und/oder ein gutes System haben was das automatisch macht.